Bestellen in detail: de complete gids per stap

Heeft u uw kerstpakket gevonden? Dan begint het praktische bestelproces. In deze gids leest u stap voor stap wat er gebeurt vanaf de voorbereiding van uw bestelling tot het moment waarop alle kerstpakketten zijn ontvangen.

U leest welke gegevens handig zijn om vooraf te verzamelen, wat u controleert in een offerte en orderbevestiging, hoe voorraad en deelzendingen werken en waar u tijdens de levering op let.

Wilt u eerst bepalen of u direct wilt bestellen of liever een vrijblijvende offerte aanvraagt? Bekijk dan Direct bestellen of een vrijblijvende offerte aanvragen. Op die pagina vergelijken we beide routes; hieronder gaan we verder met het bestelproces zelf.

De vijf stappen in één overzicht

Het bestelproces bestaat uit vijf overzichtelijke stappen. Alleen stap 3 geldt specifiek wanneer u eerst een vrijblijvende offerte aanvraagt. Daarna komen beide bestelroutes weer samen.

Stap	Wat gebeurt er?	Wat doet u?
1. Voorbereiden	Gegevens en wensen komen bij elkaar.	Aantallen, adressen, leverdatum en voorkeuren vastleggen.
2. Route kiezen	Direct bestellen of eerst een offerte.	De route kiezen die bij uw situatie past.
3. Offerte	Pakketten, aantallen, prijs en transport worden bevestigd.	Aanvragen, controleren, wijzigen en vergelijken.
4. Akkoord en bevestiging	De bestelling wordt definitief vastgelegd.	Akkoord geven en de bevestiging direct controleren.
5. Volgen en ontvangen	Verwerking, verzending en aflevering.	Orderstatus volgen en de ontvangst organiseren.

Stap 1: Bereid uw bestelling voor

Een bestelling of offerteaanvraag verloopt gemakkelijker wanneer u vooraf zoveel mogelijk gegevens verzamelt.

Houd bij voorkeur het volgende bij de hand:

• Het gewenste kerstpakket of de gewenste kerstpakketten;
• Het gewenste aantal;
• Uw bedrijfs- en contactgegevens;
• Het afleveradres of de afleveradressen;
• Of u centraal of individueel wilt laten bezorgen;
• De gewenste leverdatum;
• Eventuele bijzondere wensen.

Standaard kerstpakketten bestelt u vanaf 5 stuks. Daarnaast is er een aparte collectie met kerstpakketten die ook per stuk kunnen worden besteld.

Is het definitieve aantal kerstpakketten of de gewenste leverdatum nog niet bekend?

Wanneer u eerst een vrijblijvende offerte aanvraagt, hoeft u niet te wachten totdat ieder detail definitief is.

U kunt bijvoorbeeld een voorlopig aantal of een voorlopige leverdatum doorgeven. Geef duidelijk aan welke gegevens nog kunnen veranderen. Zodra het definitieve aantal en de definitieve leverdatum bekend zijn, kunnen deze vóór uw akkoord in de offerte worden aangepast.

Wilt u eerst bepalen welk totaalbudget u beschikbaar heeft voor de kerstpakketten en bijkomende kosten? Bekijk dan Budget bepalen.

Stap 2: Kies uw bestelroute

U kunt direct bestellen of eerst een vrijblijvende offerte aanvragen.

Wilt u beide routes naast elkaar bekijken en bepalen welke het beste bij uw organisatie past? Bekijk dan Direct bestellen of een vrijblijvende offerte aanvragen.

Vanaf het moment dat uw bestelling definitief is, lopen beide routes weer gelijk: u ontvangt een orderbevestiging en factuur en de bestelling gaat de verwerking in.

Stap 3: Vraag de offerte aan, controleer hem en vergelijk

Deze stap geldt alleen wanneer u niet direct bestelt, maar eerst een vrijblijvende offerte wilt ontvangen.

Zo vraagt u een vrijblijvende offerte aan

1. Kies het gewenste kerstpakket.
2. Vul het gewenste aantal in.
3. Voeg het pakket toe aan uw offertemandje.
4. Wilt u verschillende kerstpakketten opnemen? Voeg deze dan eveneens toe.
5. Controleer uw selectie en de aantallen.
6. Ga verder met uw aanvraag.
7. Vul uw bedrijfs-, contact- en aflevergegevens in.
8. Kies het Goede Doel dat u met uw bestelling wilt steunen (gratis).
9. Geef uw gewenste leverdatum en bezorgwijze door.
10. Controleer de samenvatting en verstuur uw offerteaanvraag.

Wilt u kerstpakketten individueel naar verschillende zakelijke of particuliere adressen laten verzenden? Dan ontvangt u hiervoor een speciaal adressenbestand waarin u de aflevergegevens kunt aanleveren.

Heeft u bijzondere wensen? Geef deze zo vroeg mogelijk door. Hoe vollediger de informatie bij de aanvraag, hoe completer uw offerte kan worden opgesteld.

Wat staat er in uw vrijblijvende offerte?

Een vrijblijvende offerte geeft u in één oogopslag duidelijkheid over wat u wenst te bestellen, wat het kost en welke afspraken daarbij horen.

Controleer onder andere:

• De gekozen kerstpakketten en artikelnummers;
• Het aantal pakketten;
• De pakketprijs per stuk;
• Het totaalbedrag van de pakketten;
• Eventuele transportkosten;
• Het totaalbedrag ex. btw en incl. btw;
• Het afleveradres of de afleveradressen;
• De gekozen bezorgwijze;
• De gewenste leverdatum;
• Een eventueel afgesproken aflever-tijdvak;
• Een eventuele tijdzending vóór of na 12.00 uur;
• Het gekozen Goede Doel;
• Het bijbehorende donatiebedrag.

Bij iedere bestelling kunt u een Goed Doel kiezen. Deze keuze is gratis. Het bijbehorende donatiebedrag wordt volledig door Kerstpakkettenplaza.nl voor haar rekening genomen en heeft geen invloed op de prijs van uw kerstpakket.

Controleer uw offerte voordat u akkoord geeft

Neem de offerte altijd zorgvuldig door voordat u deze definitief maakt. Controleer niet alleen het kerstpakket en het aantal, maar ook de aflevergegevens, leverdatum, pakketprijs, eventuele transportkosten en het totaalbedrag.

Heeft u gekozen voor meerdere afleveradressen, individuele verzending of een specifieke bezorgoptie? Controleer dan ook of deze afspraken juist zijn verwerkt.

Kijk ten slotte of het gekozen Goede Doel en het bijbehorende donatiebedrag correct in de offerte staan.

Controleer ook de transportkosten

Bestelt u verschillende soorten kerstpakketten, dan kunnen deze uit verschillende magazijnen worden geleverd. Hierdoor kunnen meerdere leveringen nodig zijn en kunnen meerdere transportkosten ontstaan.

De eventuele transportkosten worden in uw vrijblijvende offerte opgenomen, zodat u vooraf kunt zien welke kosten bij uw bestelling horen.

Wilt u precies weten hoe bezorgkosten, verschillende magazijnen en levermogelijkheden werken? Bekijk dan Bezorgkosten en levertijden.

Een offerte reserveert geen voorraad

Een vrijblijvende offerte geeft u inzicht in de gewenste bestelling en de bijbehorende kosten en afspraken, maar reserveert de kerstpakketten nog niet.

Definitieve orders worden verwerkt op basis van binnenkomst. Vooral in het hoogseizoen bestellen veel organisaties in dezelfde periode. De voorraad van populaire kerstpakketten kan daardoor snel afnemen.

Weet u dat u wilt bestellen? Wacht dan niet onnodig lang met het definitief maken van uw bestelling.

Is een kerstpakket op het moment van uw akkoord onverhoopt niet meer in het gewenste aantal beschikbaar, dan nemen wij contact met u op en bekijken we samen de mogelijkheden.

Wilt u uw offerte nog aanpassen?

Zolang u de offerte nog niet heeft geaccordeerd of direct heeft betaald, kunt u een wijziging aanvragen.

Dat kan bijvoorbeeld wanneer:

• Het aantal pakketten verandert;
• U een ander kerstpakket wilt kiezen;
• Een afleveradres verandert;
• De definitieve leverdatum inmiddels bekend is;
• Uw bezorgwensen wijzigen.

Heeft u tijdens de aanvraag een account aangemaakt? Dan kunt u vanuit uw account een wijziging op uw offerte aanvragen.

U ontvangt daarna een aangepaste offerte. Controleer deze opnieuw voordat u akkoord geeft of betaalt.

Stap 4: Maak uw bestelling definitief

Bestelt u direct?

Wanneer u rechtstreeks via de webshop bestelt en betaalt, wordt uw bestelling definitief. Daarna ontvangt u per e-mail uw orderbevestiging en factuur.

Heeft u eerst een offerte aangevraagd?

Een ontvangen offerte is nog geen bestelling en reserveert geen voorraad. Lees hoe Voorraad, reserveren en last-minute bestellen werkt voordat u de order afrondt.

Controleer eerst of de pakketten, aantallen, prijzen, adressen, bezorgkosten en leverafspraken kloppen.

Is alles correct? Dan kunt u de offerte accorderen of gebruikmaken van de mogelijkheid om deze direct te betalen.

Heeft u nog een wijziging? Vraag deze dan eerst aan en wacht op de aangepaste offerte voordat u akkoord geeft of betaalt.

Controleer daarna uw orderbevestiging

De orderbevestiging is het overzicht van de bestelling zoals wij deze daadwerkelijk gaan verwerken. Controleer deze daarom direct na ontvangst.

Let vooral op:

• Het juiste kerstpakket of de juiste kerstpakketten;
• Het juiste aantal;
• Het afleveradres of de afleveradressen;
• De contactpersoon;
• De afgesproken leverdatum;
• Eventuele tijdafspraken;
• De pakketprijs;
• Eventuele transportkosten;
• Het gekozen Goede Doel;
• Het donatiebedrag;
• Andere afspraken die voor uw bestelling van belang zijn.

Een fout is meestal het eenvoudigst te herstellen wanneer u deze snel ontdekt. Denk bijvoorbeeld aan een oud afleveradres, een gewijzigde contactpersoon, een verkeerde leverdatum of een onjuist aantal.

Ziet u iets wat volgens u niet klopt? Neem dan zo snel mogelijk contact op met onze klantenservice.

Wilt u na het definitief plaatsen van de bestelling alsnog iets wijzigen? Bekijk dan Bestelling wijzigen of annuleren.

Stap 5: Volg de bestelling en organiseer de ontvangst

Heeft u tijdens het bestelproces een account aangemaakt, dan vindt u uw bestelling en de bijbehorende documenten terug in uw online omgeving. Heeft u zonder account besteld, dan bekijkt u de actuele orderstatus met uw ordercode en postcode.

Heeft u zonder account besteld? Dan kunt u uw bestelling volgen via orderstatus met uw ordercode en postcode. Wat u als gast wel en niet terugvindt staat bij Account, gastbestelling en documenten.

Status	Wat betekent dit?
Geregistreerd en in controle	Uw order is ontvangen en wordt gecontroleerd.
In verwerking	Beschikbaarheid, gegevens, betaling of planning worden verwerkt.
In voorbereiding voor transport	De order of een deel daarvan wordt ingepakt en klaargemaakt voor verzending.
Onderweg	Minimaal één zending is onderweg; andere delen kunnen later volgen.
Overgedragen aan de vervoerder	De beschikbare zendingen zijn aan DHL of PostNL overgedragen.
Afgeleverd	De zending is volgens de logistieke informatie op het afleveradres bezorgd.
Actie nodig	Er ontbreekt informatie of er is een probleem dat de verwerking blokkeert.

Alleen de laatste status vraagt iets van u. Ziet u “actie nodig” staan, reageer dan direct, want in december telt elke dag. De bezorging zelf wordt ingepland richting uw gewenste leverdatum, tot en met 23 december, afhankelijk van voorraad en planning.

Eén bestelling kan uit meerdere zendingen bestaan

Een bestelling kan uit meerdere deelzendingen bestaan. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer kerstpakketten uit verschillende magazijnen worden geleverd.

Iedere deelzending kan:

• Een eigen status hebben;
• Op een ander moment worden verzonden;
• Een eigen Track & Trace-link krijgen;
• Via een andere vervoerder worden geleverd.

Een trackinglink wordt beschikbaar wanneer de betreffende zending bij de vervoerder is aangemeld. Bij pallettransport kan de beschikbare trackinginformatie anders of beperkter zijn dan bij reguliere pakketpost.

Ontvangt u meerdere zendingen? Controleer dan of uiteindelijk alle onderdelen van uw bestelling zijn geleverd en niet alleen de eerste zending.

Meer informatie vindt u bij Track & Trace en leverproblemen.

Bereid de ontvangst voor

Is uw bestelling onderweg? Zorg dan dat er op de afgesproken leverdag iemand aanwezig is om de levering in ontvangst te nemen.

Controleer bij ontvangst:

• Het aantal ontvangen colli of pallets;
• Zichtbare beschadigingen aan dozen of pallets;
• De afleverlabels;
• Of de levering bij uw bestelling hoort.

Ziet u schade of een andere zichtbare afwijking? Maak dan direct foto’s van de verpakking, labels, pallet en eventuele beschadigingen voordat u verpakkingsmateriaal verwijdert of weggooit.

Bestaat uw bestelling uit meerdere deelzendingen? Vermeld bij een melding altijd op welke zending de afwijking betrekking heeft.

Hoe u de ontvangst organiseert en controleert leest u bij Levering ontvangen en controleren.

Kort samengevat

Het bestelproces bestaat uit vijf stappen:

1. U bereidt uw bestelling voor.
2. U kiest tussen direct bestellen en eerst een vrijblijvende offerte.
3. Bij een offerte controleert u eerst alle gegevens, kosten en afspraken.
4. U maakt de bestelling definitief en controleert daarna de orderbevestiging.
5. U volgt de bestelling tot alle zendingen zijn ontvangen.

Een vrijblijvende offerte is geen voorraadreservering. Uw bestelling wordt definitief zodra u rechtstreeks bestelt en betaalt of een ontvangen offerte accordeert.

Controleer na uw definitieve bestelling altijd de orderbevestiging en blijf daarna de orderstatus volgen totdat uw volledige bestelling is ontvangen.